Confidentialité et protection des données (RGPD)
La présente notice vous informe, au titre des articles 13 et 14 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), de la manière dont le SMIE traite vos données personnelles dans le cadre de cet espace client.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est le SMIE — Service Médical Inter Entreprises, service de prévention et de santé au travail interentreprises (association loi 1901), dont le siège est situé 16 rue Gabriel Delatour, 44110 Châteaubriant (SIREN 785 942 327), représenté par son Directeur Général, Nicolas Bodet.
2. Délégué à la protection des données (DPO)
Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données du SMIE :
- Par courriel : [email protected]
- Par courrier : SMIE — À l'attention du DPO, 16 rue Gabriel Delatour, 44110 Châteaubriant.
3. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Fournir un espace client sécurisé et gérer votre compte et vos habilitations | Exécution du contrat (6.1.b) ou intérêt légitime (6.1.f) |
| Mettre à disposition vos factures et le suivi de votre compte | Exécution du contrat (6.1.b) / intérêt légitime (6.1.f) |
| Répondre à vos demandes comptables et à vos réclamations | Exécution du contrat / intérêt légitime |
| Assurer la sécurité du service et prévenir la fraude (journaux) | Intérêt légitime / obligation de sécurité (6.1.f / 6.1.c) |
| Respecter nos obligations comptables et fiscales | Obligation légale (6.1.c) |
| Établir, exercer ou défendre des droits en justice | Intérêt légitime (6.1.f) |
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement entièrement automatisé (art. 22 RGPD).
4. Données traitées
Identité professionnelle (nom, prénom, fonction) ; adresse électronique et coordonnées ; rôle et habilitations ; données de connexion (journaux techniques et d'accès) ; références client, SIREN/SIRET de votre organisation ; factures, avoirs, paiements et soldes ; demandes comptables et réclamations (contenu des échanges et pièces jointes que vous nous transmettez).
Aucune donnée de santé ni autre catégorie particulière de données (art. 9 RGPD) n'est nécessaire au fonctionnement de cet espace. Merci de ne pas inclure de telles données (informations médicales notamment) dans vos messages, champs libres ou pièces jointes. Si vous nous en transmettez néanmoins, elles ne seront traitées que pour répondre à votre demande, puis supprimées selon nos durées de conservation.
5. Origine des données
Vos données proviennent de vous-même, de votre organisation adhérente, et de notre outil de gestion comptable Pennylane, source de référence des données de facturation.
6. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seuls services habilités du SMIE (comptabilité, direction, support). Elles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
Nous faisons appel à des sous-traitants (art. 28 RGPD) agissant sur nos instructions :
- Pennylane — gestion comptable, source des factures — Union européenne ;
- Microsoft (365 / Graph) — messagerie et transport des courriels — UE (EU Data Boundary) ;
- OVHcloud — hébergement de l'application — France.
7. Transferts hors Union européenne
L'hébergement et la gestion comptable sont assurés au sein de l'Union européenne. Le service de messagerie Microsoft peut, selon sa configuration, impliquer des traitements par une société soumise à un droit hors UE ; le cas échéant, ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types et/ou EU Data Boundary).
8. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur actif | Durée de l'habilitation |
| Compte après fin d'habilitation | 90 jours, puis suppression/anonymisation |
| Invitation non utilisée | 30 jours |
| Jeton de réinitialisation | 1 heure maximum |
| Sessions | Durée de session + marge technique |
| Cache des factures / écritures | Durée de la relation + 90 jours max |
| Instantanés financiers | 13 mois glissants |
| Journaux techniques | 6 mois |
| Journaux d'accès et d'habilitation | 12 mois (sauf incident/obligation) |
| Demandes comptables et réclamations | 5 ans après clôture si nécessaires à la preuve |
| Pièces comptables (référentiel) | 10 ans (art. L.123-22 du Code de commerce) |
9. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime) et de portabilité. Pour les exercer, contactez notre DPO (voir §2) ; un justificatif d'identité pourra vous être demandé. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité.
10. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
11. Caractère obligatoire des données
Les données demandées lors de la création de votre accès et de l'utilisation de l'espace client sont nécessaires à la fourniture du service. À défaut, l'accès à votre espace et à vos factures ne peut être assuré.
Version 1.0 — en vigueur au 1er octobre 2026. Le SMIE peut faire évoluer la présente notice ; la version applicable est celle publiée sur cet espace.